Acho que essa é a parte mais complicada da festa de casamento. Acredito que seja o elemento fundamental da festa porque o número de convidados interfere diretamente em vários detalhes, como o local da recepção, ou mesmo da cerimônia (uma igreja minúscula para 300 convidados é impensável). A quantidade de pessoas também interfere diretamente nos custos variáveis de que falei antes de ontem
aqui.
É interessante começar a lista pelas pessoas mais próximas, os familiares e os amigos que efetivamente participam da vida do casal.
Quanto aos familiares, já vi várias pessoas dando dica para fazermos a lista respeitando a ordem da árvore genealógica: bisavós e avós (para quem os tem), tios e primos.
Achei bacana uma dica que orientava a fazer a lista pela ordem alfabética, assim fica mais difícil repetir convidado.
É preciso equilibrar o orçamento e o tamanho da lista
Se tiver família pequena é menos ruim, no meu caso a brincadeira é um pouco mais complicada, somando os núcleos familiares dos noivos e de nossos pais, são 130 pessoas (incluindo os cônjuges). Porque os meus pais têm muitos irmão, e consequentemente eu tenho muitos primos. Desses 130, 47 são da família do meu pai e, como não residem aqui, não consigo saber ainda quem conseguirá ou não vir, e assim fica complicado estimar nosso orçamento variável.
O que eu acho curioso em casamento é que, em respeito a seus pais, você se sente compelido a aceitar a presença daquele tio, tia ou primo com quem você vive brigando. Ou aquele familiar que seu noivo ou a recíproca com relação à família dele. E o pior, saber que você estará pagando caro pela presença daquela pessoa (e muitas vezes do acompanhante dela). Há casais que têm um espírito mais zen e levam isso numa boa, mas há casais que preferem impôr a própria vontade a todo custo.
Outro dia soube de uma noiva que casou contra a vontade da mãe e não só não a convidou para o casamento, como impediu que ela entrasse na cerimônia. Contratou seguranças e deu a eles fotos da mãe para que eles não permitissem a entrada.
Enfim, cabe a vocês decidir se aceitam ou não esses convidados indesejáveis. Uma amiga minha me confessou que ela e o marido fizeram assim. Eles arcaram com os custos fixos da festa e com o custo variável dos convidados deles e os pais arcaram com os custos variáveis de seus convidados.
O meu pai sempre disse que quem atira com a pólvora alheia não mede distância. A solução dessa minha amiga foi interessante porque a pessoa que está convidando pensa com mais cautela antes de fazer o convite, porque sabe que vai ter que arcar com isso.
Muitas noivas ainda casam no esquema tradicional, em que seus pais fornecem todo o casamento. Aí, o problema maior que tenho visto são os convidados dos pais do noivo. Porque os pais do noivo, que estão atirando com a pólvora alheia, querem convidar a prima da prima da prima da mãe do noivo.
Uma coisa que eu aprendi durante esse processo é que festa de casamento não é um espaço para os noivos exercerem plenamente as suas vontades, porque é uma festa da família e precisamos estar sempre tentando respeitar a equação:
vontade dos noivo + expectativas da família = orçamento que caiba no bolso da família
O meu noivorido me prometeu fazer uma planilha no excel bem bacana (eu adoro planilhas), em que colocamos o nome do convidado, a categoria a que pertence e qual a probabilidade dele vir ou não para a festa. Sim, porque nem todo mundo que convidamos comparece e pagamos (e caro) por isso. Então é sempre bom fazer um cálculo aproximado para contratar com o buffet e afins para quem realmente vai comparecer e não contando com os convites que foram emitidos.
É um cálculo complicado, o meu noivorido e eu estávamos tentando calcular o ponto de equilíbrio para a contratação, considerando os nossos custos, mas como eu não sei ainda algumas variáveis, não conseguimos chegar ao resultado desejado. O nosso intuito era contratar um valor um pouco abaixo do número de convidados e pagarmos o excedente ao buffet se fosse o caso.
Por exemplo, considerando que a média de absenteísmo é 15%, se emitíssemos convites para 300 pessoas, poderíamos contratar uma festa inteira para 250 convidados. Considerando um custo variável de R$180 por convidado (incluindo preço unitário do buffet + bebida alcoólica + mesa de chocolates +...). Se comparecessem 270 convidados e o buffet, ao invés de cobrar os R$55,00 por convidado que cobrou lá no início, cobrasse R$90,00 por cada convidado extra, ainda assim deixaríamos de desperdiçar R$7.200,00.
Esse cálculo é complicado de fazer e arriscado, e depende muito do tipo de festa que se pretende dar. Para as festas mais formais, em que a mesa é posta e o convidado é servido à francesa, é arriscado fazer isso e correr o risco de todo mundo comparecer. Já imaginou a vergonha?
Mas uma festa mais informal, em que os convidados passam a maior parte do tempo circulando pelo salão ou dançando. Alguns convidados a mais não serão tão ruim, principalmente se a sua decoração tiver um lounge, uma mesa de coquetéis, que normalmente têm umas mesinhas com uns banquinhos, uma mesa de sorvetes, que também tem mesinhas com cadeiras.
Outra opção é mandar o convite com o R.S.V.P - Respondez s'il vous plait. Em que os convidados confirmam, até certa data, se vão para o casamento.
Eu acho melhor contratar um pouco menos e pagar pelo excedente do que contratar
Dizem que
um dos erros mais comuns na elaboração da lista é os noivos fazerem a lista separadamente, porque ela tenderá a ficar mais extensa e possivelmente fora do orçamento.
Fazer a lista em conjunto é um desafio, imagino que deva ser feita uma reunião familiar em que cada um já leve a sua pré-lista e possam discutir. Eu juro que essa história de lista ainda está sendo um desafio para mim.
Um conselho que vejo sempre aqui pelas minhas pesquisas na internet é: NUNCA CONVIDE ALGUÉM POR OBRIGAÇÃO.
Isso é um conselho difícil, mas é bom que tenhamos em mente. Sempre que a ouço a frase "somos obrigados a chamar fulano por isso" eu me tremo toda. Mas acho que vou fazer como sugeriu a minha amiga e responder "Ótimo, pois cada convidado custa em torno de X reais, se você arcar com ele, pode incluir na lista."
Uma pergunta que sempre ouço é
Com quanto tempo de antecedência devo elaborar a lista?
Eu não sou especialista no assunto, mas pelo que venho vivenciando, o ideal é fazer tudo no começo porque tudo vai girar em torno do número de convidados.
Como é difícil precisar no início, faça uma estimativa. Eu estimei uma festa para 300 pessoas, mas quero que ela seja menor. Na verdade isso não é um ato volitivo, é uma necessidade orçamentária. Como não consegui chegar a um consenso quanto ao número de convidados, reservei o buffet para 300 pessoas e paguei toda a parte de alimentação com o buffet pensando nesse número para garantir o contrato com o preço de 2012, já que em 2013 seria reajustado. Só o fiz porque contratarei ainda a decoração com o mesmo grupo empresarial e, se eu conseguir reduzir o número de convidados, esse valor que paguei extra fica como crédito para abater na decoração.
Quanto a igreja, se for possível escolher uma, o ideal é uma que comporte bem o número e convidados. É muito desconfortável deixar os convidados em pé e não é muito bonito uma igreja enorme para poucos convidados. Porém, quanto a segunda opção, às vezes é inevitável.
Nos fóruns de noivas eu vejo sempre alguém perguntar se
os pais podem interferir na escolha dos convidados. Eu já vi todo tipo de resposta. Há quem dê um categórico NÃO. Há quem dê um categórico MAS É ÓBVIO QUE SIM. E há quem vá na linha do DEPENDE.
Como toda boa libriana eu vou na linha do depende.
Se os pais estão ajudando no casamento é injusto privá-los de interferir na escolha dos convidados. Agora, se os noivos estão arcando com a festa toda, é de bom tom que os pais não interfiram na escolha dos convidados, mas que os noivos tenham a decência de permitir que eles convidem os amigos mais próximos. Afinal, seus pais querem dividir essa felicidade com os amigos.
Quando a família do noivo ou da noiva banca o casamento todo, é importante que não passe dos limites e se aproprie da festa. Isso tem que ser visto como um presente que se está dando aos noivos, pois a festa é deles. Tem pai que quer convidar um zilhão de pessoas só porque está pagando, cuidado com essa armadilha.
Ter prioridades é imprescindível, e deve-se ter critério pra cortar nomes da lista.
Cada um tem um método. Eu prefiro fazer assim uma planilha, criando categorias e estabelecendo uma ordem de prioridade.
Categorias: família, amigos, trabalho, faculdade, mestrado...
Prioridade: "não podem faltar", "gostaria que estivessem presentes", "podem chama" e "se sobrar convite, chama".
Então, quando precisar reduzir a lista (ou fazer um
downsize com gostam de chamar alguns amigos meus), avaliem quem são os convidados obrigatórios e, especialmente, a proximidade dessas pessoas com os noivos.
A taxa de absenteísmo é algo que me deixa curiosa. Mas já vi várias pessoas dizerem que a taxa varia entre 10 a 20%.
As situações embaraçosas serão abordadas em outro post porque esse já está enorme.
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